Vhodna pošta - avtomatizacija procesa

 

Opis procesa vhodne pošte:

  1. Pošta prispe v podjetje po različnih medijih (običajna papirnata pošta, elektronska pošta na določen skupen naslov, preko obrazcev na javnem spletnem portalu ali preko spletnega servisa). Le v primeru papirnate pošte je najprej potrebno še skeniranje, zatem pa (in tudi v primeru vsake druge vrste pošte) Solaria poskrbi, da celoten postopek poteka po elektronski poti.
  2. Vsa pošta se avtomatsko arhivira. Na vložišču referent novo prejeto pošto klasificira glede na tip in jo dodeli ustreznemu zadolžencu v obravnavo na 1. nivoju .
  3. Zadolženec na 1. nivoju opravi zahtevano opravilo v povezavi s prejeto pošto. Če sam ni pravi naslovnik za to opravilo, lahko preusmeri pošto drugemu sodelavcu. Po opravilu zadolženec s komentarji ali svojimi prilogami dopolnjeno pošto pošlje v naslednji korak (k drugemu zadolžencu na 2. nivo obravnave ) ali pa se odloči, da je zadeva zaključena.
  4. Obravnava na 2. nivoju poteka analogno kot na 1. nivoju. Pred koncem procesa se posodobi arhiv s prilogami in klasifikacijo. Med obravnavami pa se lahko izvaja tudi avtomatsko obveščanje preko elektronske pošte ali javnih spletnih portalov, če se zadolženci odločijo, da je v konkretnem primeri to potrebno, lahko pa to avtomatsko narekuje klasifikacija.
  5. Avtorizirane osebe lahko preko iskalnika vedno hitro najdejo vhodno pošto in celoten potek obravnav ter obveščanj.

Zgornji primer vhodne pošte je le vzorčni primer. Končna rešitev je lahko poljubno prilagojena vsakemu podjetju posebej. Lahko vsebuje dodatne korake, poljuben delovni tok skozi te korake in svojevrstne načine obveščanja. Rešitev je vedno prilagojena potrebam podjetja in nikoli obratno.

Vhodna pošta